Facture électronique
Une facture électronique est émise, transmise et conservée sous forme numérique. En Suisse, rien n'impose le papier : ce qui compte est l'intégrité du contenu, sa lisibilité pendant toute la durée de conservation, et la traçabilité de ce qui a été envoyé.
Explication
Ce que la conservation exige.
L'article 958f du Code des obligations impose de conserver les pièces comptables pendant dix ans. Une facture électronique doit donc rester lisible sur cette durée : un format propriétaire abandonné dans cinq ans pose un problème que personne ne verra venir.
Deux exigences complètent : l'intégrité — le document conservé est celui qui a été envoyé — et la numérotation continue, sans trou. C'est la raison pour laquelle une facture émise ne se supprime pas : elle s'annule, et l'annulation laisse une trace.
Exemple
Un PDF envoyé par courriel suffit-il ?
Dans la très grande majorité des relations commerciales, oui : un PDF portant la section paiement de la QR-facture se scanne depuis l'écran comme depuis une feuille. Ce qui compte est que le carré soit rendu à la bonne taille, avec sa zone de repos, et qu'il ne soit pas recompressé.
Ce qui manque souvent, en revanche, c'est la trace de l'envoi : savoir quelle version a été transmise, à qui et quand. C'est ce détail qui règle un désaccord en trois minutes plutôt qu'en trois échanges.
Numérotation posée par le serveur, annulation tracée et QR-facture générée depuis les heures validées : voir la facturation dans ShieldOne.
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