FAQ — Données enregistrées et conservation
Ce que le logiciel enregistre, pendant combien de temps, qui le décide et comment on l'efface. Ces questions reviennent à chaque appel d'offres sérieux, et les réponses tiennent en quelques principes stables.
Le principe
C'est votre société qui fixe les durées.
ShieldOne propose un défaut prudent ; il n'impose jamais une durée. Le défaut retenu est « jamais », c'est-à-dire aucune destruction automatique : un défaut qui détruit serait un mauvais défaut, parce qu'il agirait chez des clients qui n'ont rien demandé.
Deux planchers légaux sont en revanche opposés : cinq ans pour les documents relatifs au temps de travail (art. 73 OLT 1) et dix ans pour les pièces comptables (art. 958f CO). Un réglage en dessous est refusé, et le refus nomme le texte applicable — il n'est pas corrigé en silence.
Les protections
Ce qui rend une réduction de durée réversible.
Réduire une durée de conservation est une opération irréversible par nature. Trois mécanismes la rendent sûre : un comptage d'impact chiffré affiché avant validation — combien d'éléments sont concernés —, une suppression échelonnée nuit après nuit plutôt qu'immédiate, et une corbeille de sept jours depuis laquelle un élément se rétablit avec ses droits d'origine.
Toute modification est journalisée dans le journal de votre société, dans le même appel que l'écriture : une trace qui peut manquer alors que l'opération a eu lieu vaut moins que pas de trace du tout.
Ce qui est enregistré
La nature des données, famille par famille.
Exploitation : sites, clients, postes, vacations, affectations, pointages, validations de points de contrôle, rapports de terrain. Ce sont les données qui font tourner l'agence, et elles portent toutes une date et un auteur.
Personnel : fiche d'agent, compétences et leurs échéances, traces de contrôle de pièces, absences. Les motifs d'absence liés à la santé vivent dans un espace séparé ; sur un congé de type santé, aucun motif n'est collecté du tout.
Argent : heures validées et leur ventilation, devis, factures, bons de passage. Le produit prépare un brut : il ne pratique aucune retenue et n'édite aucun décompte de salaire, ce qui relève de votre fiduciaire.
Les documents contractuels décrivant ces engagements sont publiés avec leur version et leur empreinte, et se consultent depuis le site de ShieldOne.
Questions fréquentes
Vos questions sur les données.
Qui décide des durées de conservation ?
Votre société, famille de données par famille de données. ShieldOne propose un défaut — « jamais », donc aucune destruction automatique — et oppose les planchers légaux : cinq ans sur les documents de temps de travail, dix ans sur les pièces comptables. Un réglage en dessous est refusé plutôt que corrigé en silence, et le refus nomme le texte qui le fonde.
Peut-on supprimer un rapport par erreur ?
La suppression passe par une corbeille de sept jours depuis laquelle une restauration reste possible, et le chemin est unique et contrôlé côté serveur. La corbeille porte exactement les mêmes droits que l'objet d'origine : une corbeille plus permissive ouvrirait par la bande des données que le système ferme ailleurs.
Les pointages peuvent-ils être purgés ?
Non : les pointages et les factures sont hors du champ des purges automatiques. Aucune capacité de destruction n'a été créée sur ces familles, précisément parce qu'elles relèvent de planchers légaux. Un responsable qui ne peut pas purger ne viole rien ; un responsable qui purge trop tôt expose l'entreprise.
Que se passe-t-il quand on raccourcit une durée ?
Le nombre d'éléments concernés est affiché avant validation, la suppression est échelonnée nuit après nuit plutôt qu'immédiate, et les éléments passent par la corbeille de sept jours. Réduire une durée reste donc rattrapable pendant une semaine. La modification est journalisée dans le journal de votre société, dans le même appel que l'écriture.
Un agent peut-il demander l'effacement de ses données ?
Le droit à l'effacement existe, mais il n'est pas absolu : il cède devant une obligation légale de conservation. Un ancien collaborateur ne peut donc pas obtenir la suppression de ses pointages ni des factures qui les portent. Ce qui peut être effacé, ce sont les données qui ne servent plus et ne relèvent d'aucune obligation.
Une pièce liée à une compétence peut-elle être purgée ?
Non, et c'est un point de conception important. Un certificat expiré est précisément ce qui ferme l'accès à un poste ; le supprimer ferait passer la compétence de « expirée, donc refus » à « non concernée, donc autorisé », rendant l'agent affectable sans qu'aucun responsable n'ait rien décidé.
Le départ de rétention est-il la date de saisie ?
Non : c'est le maximum entre la date de saisie et la date d'échéance. Une pièce n'est jamais purgeable tant qu'elle est en vigueur. Ancrer la purge sur la seule date de saisie détruirait une carte valable encore plusieurs années sous prétexte qu'elle a été enregistrée il y a longtemps.
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