Réponse courte : la fin d'année ne se gère pas le 2 janvier. Dans une société de sécurité, les dossiers qui coûtent le plus cher sont ceux qui dorment : des vacances non soldées, des heures à compenser oubliées, une accréditation qui expire en février, un contrat client reconduit sans avenant. Une revue de sept dossiers, faite en novembre, évite la plupart des mauvaises surprises de janvier.

Voici la liste que nous recommandons, dans l'ordre où il vaut la peine de la traiter.

1. Les soldes de jours de vacances et de jours libres

C'est le point le plus fréquent et le plus sensible. Un agent qui découvre en décembre qu'il lui reste des jours à prendre, ou qu'on lui a compté trop de jours, ne se souvient plus de ce qui a été convenu. Faites le point par agent, avec l'agent, et notez le solde signé ou validé par écrit.

Le calcul des jours libres dépend de la convention collective de travail (CCT) et des règles d'annualisation de votre canton. Ne vous fiez pas à un tableur ancien : vérifiez la version de la CCT en vigueur avant d'appliquer un chiffre.

2. Les heures à compenser ou à payer

Les heures supplémentaires et les majorations de nuit, de dimanche ou de jour férié s'accumulent sur l'année. Deux erreurs reviennent : des heures saisies dans un carnet papier et jamais reportées dans la paie, et des compensations promises oralement, sans trace. Au moment de la clôture, chaque heure doit être soit payée, soit compensée, soit reportée explicitement, avec sa date de référence.

Si le calcul de la paie a été corrigé en cours d'année, gardez la trace de la correction et de sa date. Un chiffre juste qui n'est pas documenté se défend mal.

3. Les accréditations et certificats qui arrivent à échéance

En Suisse romande, un agent ne se déploie pas sans autorisation valable. Une accréditation qui expire le 15 février et qui n'a pas été renouvelée à temps coûte des postes, et parfois un contrat. Établissez la liste de toutes les échéances des six premiers mois de l'année suivante, avec la date limite de dépôt, et le responsable de chaque démarche.

Le détail des démarches (formation continue, dossier, transmission à l'autorité) est expliqué dans notre article sur la formation et l'autorisation des agents.

4. Les contrats clients et leurs avenants

Relevez les contrats qui se reconduisent tacitement, avec leur délai de résiliation. Un préavis de trois mois oublié, et un site dont le prix n'a pas été revu depuis deux ans, c'est une marge qui disparaît sans bruit. Pour chaque contrat, notez :

la date de fin ou de reconduction et le délai de préavis ;
le tarif appliqué et la date de la dernière revalorisation ;
les prestations ajoutées en cours d'année qui ne figurent pas dans le contrat (rondes supplémentaires, événements, remplacements) ;
le responsable côté client.

5. Les preuves de prestation

Un rapport mensuel manquant, une ronde non tracée, une main courante incomplète : ce sont les pièces qu'on réclame en cas de litige, souvent plusieurs mois après. Vérifiez que chaque site a bien ses rapports de l'année et que les preuves de passage sont archivées au-delà de la période courante. Une preuve qui n'existe pas n'a jamais eu lieu, pour le client comme pour un tribunal.

6. Les données des agents

Les dossiers du personnel contiennent des données personnelles. Au moment de la clôture, vérifiez que seuls les documents nécessaires sont conservés, qu'ils sont accessibles aux seules personnes qui en ont besoin, et que les dossiers d'anciens agents suivent la durée de conservation que vous avez fixée. Si ce point n'est pas encore formalisé, c'est le bon moment pour le rédiger.

7. Le budget de l'année suivante

Le dernier dossier est le plus utile : reprenez les chiffres réels de l'année. Coût horaire moyen, taux d'absentéisme, heures non facturées, marge par contrat. Un budget qui part de l'année précédente reproduit ses erreurs. Un budget qui part des chiffres réels permet de décider où investir : recrutement, planning, outils, ou renégociation de certains contrats.

Par où commencer si vous n'avez qu'une heure

Prenez les contrats et les échéances d'accréditation. Ce sont les deux listes qui ont des dates limites fermes. Les soldes de vacances viennent juste après, car ils touchent directement vos agents. Le reste peut attendre janvier, à condition d'être noté.

Si ces dossiers sont aujourd'hui dispersés entre un tableur, un carnet et une boîte mail, c'est précisément ce qui rend la clôture pénible. Un logiciel de gestion des agents et des plannings centralise ces informations, mais la règle reste la même : décider qui fait quoi, et à quelle date.

Clôturer l'année dans une société de sécurité : les dossiers à boucler avant le 31 décembre