FAQ — Conformité et protection des données
Les questions que les agences de sécurité nous posent le plus souvent sur la protection des données : qui est responsable de quoi, ce qu'il faut conserver et pendant combien de temps, et ce qu'un logiciel peut réellement apporter.
Le cadre
Deux principes qui gouvernent tout le reste.
Premier principe : l'agence est responsable du traitement, l'éditeur est sous-traitant. C'est l'agence qui décide pourquoi et comment les données de ses agents et de ses sites sont traitées ; l'éditeur fournit l'outil et agit sur instruction. Cette répartition détermine qui répond à une demande d'accès, qui tient le registre et qui informe les personnes concernées.
Second principe : on n'annonce jamais une durée que le système n'applique pas. Écrire « six mois » dans un registre ou un document client et conserver indéfiniment est une déclaration inexacte — et c'est le seul risque réellement pénal de ce domaine. La discipline tient en trois mots : coder d'abord, annoncer ensuite.
Ce qu'il faut retenir
Ce qu'un logiciel peut, et ne peut pas.
Aucun logiciel ne met une entreprise en règle : il ne décide ni des finalités, ni des durées, ni de l'information des personnes, et il ne délivre aucune autorisation. Un éditeur qui l'affirme se paie de mots.
Ce qu'un outil peut faire est vérifiable point par point : refuser une configuration illégale plutôt que la corriger en silence, cloisonner les accès par attribut, tracer les consultations sensibles, documenter ce qu'il exécute, et restituer les données à tout moment. ShieldOne est conçu pour la nLPD : registre des traitements et annexe de sous-traitance documentés.
Les documents contractuels — conditions générales, politique de confidentialité, annexe de sous-traitance — sont publiés avec leur version et leur empreinte, et se consultent avant tout échange depuis le site de ShieldOne.
Questions fréquentes
Vos questions sur la conformité.
Notre agence doit-elle tenir un registre des traitements ?
Les entreprises de moins de 250 collaborateurs en sont dispensées, sauf lorsqu'elles traitent des données sensibles à grande échelle ou opèrent un profilage à risque élevé. Une agence de sécurité qui consigne des motifs d'absence liés à la santé, des contrôles d'accès et des rapports nominatifs a intérêt à examiner sérieusement ces deux exceptions plutôt qu'à les écarter d'office. En pratique, tenir un registre reste utile même sans obligation : c'est le document qui permet de répondre en dix minutes à une question d'un client, d'un collaborateur ou d'une autorité.
Combien de temps devons-nous conserver les pointages ?
Les documents relatifs au temps de travail relèvent d'un plancher de cinq ans (art. 73 OLT 1) ; les pièces comptables, de dix ans (art. 958f CO). Ce sont des minimums, pas des recommandations. Dans ShieldOne, les pointages et les factures sont hors du champ des purges automatiques, et un réglage de rétention sous un plancher légal est refusé plutôt que corrigé en silence : le refus nomme le texte applicable.
Qui peut accéder aux données de nos agents ?
Le rôle de responsable est décomposé en attributs distincts : rémunération, dossier du personnel, motifs de santé et facturation relèvent d'accès séparés. Un responsable de planning n'y accède pas d'office. Les périmètres sensibles exigent en outre un second facteur revalidé pour l'action en cours : une session ouverte le matin n'ouvre pas un accès sensible l'après-midi. Les consultations de pièces du dossier du personnel sont journalisées, et la lecture directe des fichiers est fermée.
Que faites-vous des extraits de casier judiciaire ?
La règle de conception appliquée est constante : on conserve la preuve du contrôle, jamais l'objet du contrôle. On enregistre qu'un contrôle a eu lieu, par qui, à quelle date et avec quelle échéance — pas le document lui-même. Lorsqu'un extrait doit transiter pour être vérifié, le passage est encadré : accès restreint, second facteur, plafond de durée, journalisation de l'ouverture, destruction à l'issue. Transiter n'est pas conserver.
Vos données sortent-elles de Suisse ?
Les données principales sont hébergées exclusivement en Suisse, à Zurich. Certains services techniques — notifications, authentification, cartes, supervision — reposent sur des prestataires internationaux ; ils sont déclarés destinataire par destinataire, avec leur localisation, dans notre annexe de sous-traitance. Nous ne disons pas que rien ne sort du pays, parce que ce serait faux : une agence qui répéterait cette affirmation à son client se retrouverait exposée à notre place.
Que devient notre base si nous arrêtons ?
Vos données restent les vôtres et s'exportent à tout moment, sans négociation. À la fin du contrat, la restitution précède la suppression ; l'export inclut un inventaire de ce qui sort et couvre aussi les fichiers déposés, pas seulement les enregistrements — beaucoup d'exports rendent une base sans les pièces jointes, et on s'en aperçoit trop tard. La restitution est honorée même si l'accès a été suspendu pour impayé.
Faut-il informer nos agents de ce qui est enregistré ?
Oui, et cette obligation reste celle de l'agence : aucun logiciel ne la remplit à sa place. L'information doit être préalable et complète — ce qui est collecté, à quelle occasion, qui le consulte, combien de temps c'est conservé, et ce que cela ne sert pas à faire. C'est une obligation légale, et c'est aussi la condition pratique pour que l'outil soit utilisé plutôt que contourné.
Démonstration
Voyez ShieldOne sur vos cas réels, en 30 minutes.
Nous vous montrons la plateforme sur des situations de votre quotidien : un trou de couverture à combler, une ronde à contrôler, une fin de mois à facturer. Choisissez l'un des créneaux proposés dans le formulaire, ou indiquez vos disponibilités : nous vous rappelons pour le confirmer.
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