BASPE et autorités cantonales : qui autorise quoi en Suisse romande

Une agence qui travaille sur deux cantons découvre vite que « être autorisé » n'est pas un état unique. Il y a l'autorisation de l'entreprise, celle de chaque personne qui exerce, et parfois une reconnaissance pour intervenir hors du canton où l'on est établi. Voici comment ces pièces s'articulent, et où vérifier.

Les cantons romands ont adopté un concordat sur les entreprises de sécurité : un accord intercantonal qui pose un socle commun — l'exercice de l'activité est soumis à autorisation, les personnes doivent remplir des conditions d'honorabilité, l'entreprise doit répondre de son personnel.

Ce socle commun n'efface pas les cantons : chacun désigne son autorité compétente, fixe ses émoluments, organise ses contrôles et applique ses délais. Une agence peut donc être parfaitement en règle chez elle et devoir accomplir une démarche supplémentaire pour intervenir chez le voisin.

C'est la première chose à retenir avant de répondre à un appel d'offres hors canton : vérifier la démarche applicable avant de signer, pas après. Les délais d'instruction se comptent en semaines, parfois davantage lorsqu'un contrôle d'honorabilité est en cours.

Vous préférez voir plutôt que lire ? Nous vous montrons ShieldOne sur vos propres cas, en 30 minutes.

À Genève, la brigade des armes, de la sécurité privée et des explosifs, plus connue sous l'acronyme BASPE, est rattachée à la police cantonale. C'est elle qui traite les dossiers relatifs à la sécurité privée : autorisations d'exploiter, cartes de légitimation des agents, contrôles.

Ce détail organisationnel a une conséquence pratique : l'interlocuteur d'une agence genevoise n'est pas un service administratif généraliste, mais une unité de police. Les dossiers y sont instruits avec la rigueur qu'on imagine, et un dossier incomplet revient plutôt qu'il ne se complète par téléphone.

Les conditions exactes, les formulaires et les émoluments figurent sur le portail de l'État de Genève, qui fait foi : ge.ch. Nous ne les reproduisons pas ici : une page d'éditeur qui recopie un barème le laisse vieillir, et un chiffre périmé est pire qu'une absence de chiffre.

Dans le canton de Vaud, les démarches liées à la sécurité privée relèvent de l'organisation cantonale décrite sur le portail officiel vd.ch. En Valais, c'est la police cantonale qui porte l'information sur policevalais.ch.

La bonne pratique est identique dans les trois cas : partir de la page officielle, imprimer la liste des pièces demandées, et constituer le dossier complet plutôt que de le déposer par morceaux. Un dossier partiel n'est pas instruit : il attend.

Répétons le point qui coûte le plus cher aux agences : ShieldOne est un logiciel ; il ne délivre aucune autorisation et ne fournit aucune prestation de sécurité. Aucun éditeur ne peut agir sur un dossier cantonal, et aucun outil ne remplace la démarche.

L'autorisation d'exploiter concerne l'entreprise et la personne qui la dirige : forme juridique, responsable désigné, honorabilité, parfois des sûretés financières. L'autorisation d'exercer concerne chaque personne qui travaille sur le terrain : honorabilité individuelle, conditions personnelles, carte de légitimation.

Une agence en règle qui engage un agent non autorisé est en difficulté ; un agent autorisé travaillant pour une entreprise sans autorisation l'est tout autant. Les deux pièces doivent exister et rester valides en même temps, ce qui suppose un suivi des échéances.

C'est sur ce point qu'un logiciel de gestion apporte quelque chose de concret : non pas décider, mais ne pas oublier. Une carte qui expire dans six semaines n'est un problème que si personne ne l'a vue venir.

La tentation est de scanner toutes les pièces et de les stocker. C'est le réflexe qui expose le plus : un extrait de casier judiciaire conservé dans un dossier partagé est une donnée sensible qui n'a aucune raison d'y rester.

La règle de conception que nous appliquons est constante : on conserve la preuve du contrôle, jamais l'objet du contrôle. Autrement dit : on enregistre qu'un contrôle a eu lieu, par qui, à quelle date, avec quelle échéance — pas le document lui-même. Lorsqu'un extrait doit transiter pour être vérifié, le passage est encadré, plafonné dans le temps, tracé, et l'objet est détruit à l'issue.

Le coffre de pièces du dossier du personnel obéit à la même logique : une pièce ne s'ouvre pas sans laisser de trace, la lecture directe des fichiers est fermée, et l'accès est réservé aux profils qui portent l'attribut correspondant. Le manager qui gère les plannings n'est pas, par défaut, celui qui lit les dossiers.

Un. Identifiez l'autorité compétente du canton visé et lisez sa page officielle ; ne vous fiez pas au souvenir d'un confrère, les organisations évoluent.

Deux. Vérifiez si une démarche spécifique s'impose pour une entreprise établie ailleurs, et sous quel délai. C'est le point qui fait échouer les réponses à appel d'offres : le marché est gagné, l'autorisation n'est pas là.

Trois. Constituez la liste nominative des agents que vous comptez engager sur ce canton et vérifiez la validité de leurs pièces à la date prévue de démarrage, pas à la date de dépôt.

Quatre. Mettez en place un suivi d'échéances qui alerte à l'avance — quatre-vingt-dix jours est un délai confortable — plutôt qu'un rappel dans un agenda personnel. Une échéance qui ne vit que dans la tête d'une personne disparaît le jour où cette personne est en vacances.

Cinq. Écrivez la procédure interne qui dit qui contrôle quoi, et à quel moment. Dans la plupart des agences, le contrôle des pièces d'un nouvel agent est réparti entre trois personnes sans que ce partage soit formalisé : chacune suppose que l'autre a vérifié. Une ligne dans une procédure évite la situation la plus embarrassante qui soit — un agent sur le terrain dont personne n'a regardé le dossier.

Six. Conservez la trace de vos vérifications, pas les pièces elles-mêmes. Un contrôle daté et attribué se produit en trente secondes devant un inspecteur ; une pile de photocopies sensibles, elle, devient un problème de protection des données au moment même où l'on cherchait à démontrer sa rigueur.

Le suivi des échéances de pièces, des compétences exigées par site et des accès aux dossiers fait partie du même ensemble que le planning et le pointage : la présentation complète se trouve sur le site de ShieldOne.