nLPD et agence de sécurité : ce que la loi demande vraiment

La loi fédérale sur la protection des données révisée est entrée en vigueur le 01.09.2023. Une agence de sécurité privée y est doublement exposée : elle traite les données de ses propres agents, et elle traite celles des personnes qu'elle croise sur les sites de ses clients. Voici ce que cela implique concrètement, sans jargon.

La loi distingue le responsable du traitement, qui décide pourquoi et comment des données sont traitées, et le sous-traitant, qui traite pour le compte du premier. Une agence de sécurité est responsable du traitement pour les données de ses agents et pour ce que ses agents consignent sur le terrain. L'éditeur du logiciel qu'elle utilise est sous-traitant : il fournit l'outil, il ne décide pas des finalités.

Cette répartition n'est pas théorique. C'est elle qui détermine qui répond à une demande d'accès, qui tient le registre, qui doit informer, et qui signe le contrat de sous-traitance. Un éditeur qui laisserait croire l'inverse déplacerait une responsabilité qui ne lui appartient pas.

Pour l'agence, la conséquence pratique est simple : le choix du logiciel ne la décharge de rien. Il peut, en revanche, lui donner les moyens de tenir ses obligations sans y passer ses soirées.

Vous préférez voir plutôt que lire ? Nous vous montrons ShieldOne sur vos propres cas, en 30 minutes.

Le registre recense les traitements de données que l'entreprise opère : la finalité, les catégories de personnes et de données, les destinataires, les durées de conservation, les transferts éventuels à l'étranger. Les entreprises de moins de 250 collaborateurs en sont dispensées, sauf lorsqu'elles traitent des données sensibles à grande échelle ou opèrent un profilage à risque élevé — deux hypothèses qu'une agence de sécurité doit examiner sérieusement plutôt que d'écarter d'office.

En pratique, tenir un registre est utile même quand il n'est pas obligatoire : c'est le document qui permet de répondre en dix minutes à une question d'un client, d'un agent ou d'une autorité, plutôt qu'en trois semaines.

Le piège à éviter est ailleurs : ne jamais annoncer dans un registre une durée de conservation que le système n'applique pas. Écrire « six mois » et conserver indéfiniment est une déclaration inexacte, et c'est précisément ce genre d'écart que l'article 60 LPD sanctionne.

La minimisation demande de ne pas conserver au-delà de ce qui est nécessaire. Mais deux textes imposent l'inverse : l'article 73 de l'ordonnance 1 relative à la loi sur le travail impose de tenir les documents relatifs au temps de travail pendant cinq ans, et l'article 958f du Code des obligations impose dix ans pour les pièces comptables.

Une agence doit donc arbitrer famille par famille : des rapports d'intervention peuvent se purger à un an, des données de temps de travail non. C'est pour cette raison que ShieldOne laisse chaque entreprise cliente fixer ses propres durées, propose un défaut prudent — « jamais », donc aucune destruction automatique — et refuse un réglage sous les planchers légaux au lieu de le corriger en silence.

Quand une durée est raccourcie, le nombre d'éléments concernés est affiché avant validation, la suppression est échelonnée nuit après nuit, et les éléments passent par une corbeille de sept jours : réduire une durée reste réversible pendant une semaine.

Côté agents, les données les plus sensibles sont les motifs d'absence liés à la santé. Dans ShieldOne, ils vivent dans un espace séparé que seul un responsable disposant de l'attribut correspondant peut lire ; sur un congé de type santé, aucun motif n'est collecté du tout. Le décompte des salaires reste hors du produit : la plateforme prépare un brut et ne pratique aucune retenue.

Côté tiers, l'exposition est plus large : personnes consignées dans un rapport, visiteurs enregistrés à l'accueil, plaques lues par une caméra. La règle de conception retenue est constante : on conserve la preuve du contrôle, jamais l'objet du contrôle. Sur la lecture de plaques, le traitement est local et aucune image n'est archivée ; sur les visiteurs, la photo est un réglage de l'entreprise cliente, désactivé par défaut.

Enfin, l'information des personnes concernées reste une obligation de l'agence : affichage sur site, mention dans les contrats de travail, note aux clients. Aucun logiciel ne la remplit à sa place.

Cinq questions suffisent à séparer un discours d'une réalité. Où vivent les données ? Une réponse honnête nomme le pays et distingue les données principales des services tiers. Pour ShieldOne : données principales hébergées exclusivement en Suisse, à Zurich ; prestataires tiers déclarés destinataire par destinataire dans l'annexe de sous-traitance.

Y a-t-il un contrat de sous-traitance signé ? Il doit exister, être lisible et lister les sous-traitants ultérieurs. Qui accède à quoi ? Un rôle qui voit tout est un rôle qui devra être justifié un jour. Que se passe-t-il à la fin du contrat ? L'export doit être possible à tout moment, et la suppression doit couvrir aussi les fichiers, pas seulement les enregistrements.

Qu'est-ce qui est tracé ? Un journal d'audit tenu par la société, consultable par elle, vaut mieux qu'une promesse. ShieldOne est conçu pour la nLPD : registre des traitements et annexe de sous-traitance documentés — et ce sont ces documents, pas une formule marketing, qui se lisent et se vérifient.

« Vos données restent intégralement sur le territoire suisse. » Presque aucun logiciel professionnel ne peut tenir cette phrase : les notifications, l'authentification, les cartes ou la supervision technique passent par des prestataires internationaux. La formulation honnête distingue les données principales, hébergées en Suisse, des services tiers, qui doivent être déclarés destinataire par destinataire.

« Notre logiciel vous met en règle. » Un logiciel ne décide ni des finalités, ni des durées, ni de l'information des personnes : il ne peut donc pas produire ce résultat. Ce qu'un outil peut faire, c'est refuser une configuration illégale, tracer les accès et documenter ce qu'il fait — trois choses vérifiables.

Une agence qui pose ces deux questions à trois éditeurs obtient trois réponses très différentes, et le tri se fait tout seul.

Les documents contractuels — conditions générales, politique de confidentialité, annexe de sous-traitance — sont publiés et accessibles depuis le site de ShieldOne, avec la version et l'empreinte de chaque texte : vous pouvez les lire avant même de nous parler.