FAQ — Contrôles, audits et appels d'offres
Ce qu'un contrôle demande, ce qu'un appel d'offres exige, et comment y répondre en quelques minutes plutôt qu'en une semaine. La différence tient à un seul facteur : la donnée existe-t-elle déjà au même endroit, ou faut-il la reconstituer.
Le principe
On juge la diligence autant que le résultat.
Dans presque tous les domaines qui concernent une agence de sécurité — droit du travail, protection des données, conditions d'exercice —, ce qui est examiné n'est pas seulement l'absence d'incident : c'est la preuve que l'entreprise s'était organisée.
Un document d'analyse, une procédure écrite, une trace de formation, un contrôle de pièces daté : ces éléments valent beaucoup, y compris lorsque l'incident survient malgré tout. À l'inverse, une agence qui n'a rien écrit se retrouve à démontrer sa bonne foi sans pièce.
Ce qu'on demande
Les pièces qui reviennent systématiquement.
Les relevés de temps de travail : c'est le point faible habituel. Des heures reconstituées en fin de mois dans un tableur valent bien moins que des pointages horodatés, validés et conservés. Le plancher légal est de cinq ans (art. 73 OLT 1).
La trace du contrôle des pièces de vos agents : qui a vérifié quoi, quand, avec quelle échéance. Les procédures écrites : intervention, incident, sortie d'un collaborateur. L'historique des incidents et leur suite. La liste des personnes ayant accès aux données sensibles.
La méthode
Deux documents qui suffisent presque toujours.
Le premier est une liste de contrôle d'intégration d'une page : pièces à vérifier et par qui, création du compte, première affectation, entretien à sept jours. Le second est une revue trimestrielle des accès : comptes actifs contre collaborateurs en poste, et justification de chaque accès sensible.
Ces deux documents coûtent une heure par trimestre et répondent à l'essentiel de ce qu'un auditeur, un donneur d'ordre public ou un client exigeant demandera.
La limite
Ce qu'aucun logiciel ne fera à votre place.
Aucun logiciel ne met une entreprise en règle : il ne décide ni des finalités, ni des durées, ni de l'information des personnes, et il ne délivre aucune autorisation. ShieldOne est un logiciel ; il ne fournit aucune prestation de sécurité.
Ce qu'il apporte est vérifiable : la donnée existe au même endroit, elle est datée et attribuée, et elle se produit sans reconstitution. C'est exactement la différence entre répondre en dix minutes et répondre en une semaine.
Les documents contractuels publiés — conditions, politique de confidentialité, annexe de sous-traitance — se consultent depuis le site de ShieldOne, avec leur version et leur empreinte.
Questions fréquentes
Vos questions sur les contrôles.
Que demande-t-on en priorité lors d'un contrôle ?
Presque toujours les mêmes pièces : contrats et classification, relevés de temps de travail, décomptes de salaire, trace du contrôle des pièces des agents, procédures écrites, historique des incidents et leur suite. Le point faible habituel est le relevé de temps : des heures reconstituées en fin de mois valent bien moins que des pointages horodatés et validés.
Combien de temps conserver ces éléments ?
Les documents relatifs au temps de travail relèvent d'un plancher de cinq ans (art. 73 OLT 1) ; les pièces comptables, de dix ans (art. 958f CO). Dans ShieldOne, les pointages et les factures sont hors du champ des purges automatiques, et un réglage de rétention sous un plancher légal est refusé plutôt que corrigé en silence.
Comment prouver que nos agents connaissent les consignes ?
Un accusé de lecture existe, mais il est auto-déclaré : c'est un indicateur de suivi, jamais une preuve opposable qu'une consigne a été comprise. Nous le disons dans le produit et nous le redisons ici. Ce qui vaut davantage est un parcours d'intégration écrit et daté, complété par deux questions posées à l'agent avant sa première vacation.
Que faut-il pour répondre à un marché public ?
Des procédures écrites, la preuve du contrôle des pièces de vos agents, un dispositif de suivi des échéances, et la capacité à produire un état du réalisé par site. Ces éléments existent dans les données si elles vivent au même endroit ; ils se reconstituent difficilement sinon, et c'est souvent ce qui fait échouer une candidature par ailleurs solide.
Un logiciel peut-il nous mettre en règle ?
Non, et aucun éditeur sérieux ne le prétendra. Un logiciel fournit des moyens : cloisonnement des accès, durées paramétrables avec planchers opposés, journal, export. Les décisions — finalités, durées, information des personnes — restent celles de l'agence, responsable du traitement. ShieldOne est un logiciel ; il ne délivre aucune autorisation.
Comment produire l'écart entre le prévu et le réalisé ?
À partir des postes prévus au contrat et des heures validées, complétés par les points de contrôle validés pour les rondes. L'écart se mesure au lieu de se discuter. Attention à la lecture : un chiffre qui n'a pas pu être calculé doit s'afficher « non mesuré », jamais « zéro » — un écart nul affiché faute de données est le plus trompeur des indicateurs.
Faut-il conserver les extraits de casier judiciaire ?
Notre recommandation est de conserver la preuve du contrôle — auteur, date, échéance — et non l'objet du contrôle. Une trace datée se produit en trente secondes devant un contrôleur ; une pile de photocopies sensibles devient un problème de protection des données au moment même où l'on cherchait à démontrer sa rigueur.
Démonstration
Voyez ShieldOne sur vos cas réels, en 30 minutes.
Nous vous montrons la plateforme sur des situations de votre quotidien : un trou de couverture à combler, une ronde à contrôler, une fin de mois à facturer. Choisissez l'un des créneaux proposés dans le formulaire, ou indiquez vos disponibilités : nous vous rappelons pour le confirmer.
Vous préférez un contact direct ? Écrivez-nous sur WhatsApp ou appelez-nous — nous répondons pendant les heures de bureau.