FAQ — Migration et reprise de données
Changer d'outil coûte rarement ce qu'on croit. Le prix ne se situe pas dans le transfert des fichiers : il se situe dans la période où l'on fait les deux choses en parallèle parce que personne n'ose lâcher. Voici comment la raccourcir.
La méthode
L'ordre qui raccourcit la bascule.
Quatre étapes, chacune utilisable seule. Sites, clients et agents d'abord : c'est le référentiel dont tout dépend. Planning ensuite, sur une première semaine complète. Pointage quand les agents ont pris l'habitude de consulter leurs vacations. Facturation en dernier, puisqu'elle se déduit de ce qui précède.
Le critère à vérifier avant de choisir un outil n'est donc pas sa richesse fonctionnelle, mais la possibilité de s'arrêter à chaque palier. Un outil qui exige « tout ou rien » impose une bascule brutale et une période de double saisie bien plus longue.
Le piège
Ne reprenez pas l'historique.
C'est le réflexe le plus coûteux et le moins utile. Recopier six mois de plannings d'un tableur prend des jours et n'apporte presque rien : personne ne consulte un planning de l'an dernier.
La méthode qui fonctionne : reprendre les sites, les clients et les agents — c'est-à-dire ce qui sert demain — puis repartir d'une première semaine complète. Gardez l'ancien fichier en lecture pour les rares consultations d'historique ; il ne coûte rien à conserver et il évite de payer une reprise dont vous n'aurez pas l'usage.
Le calendrier
Choisir le bon moment dans l'année.
Deux périodes sont à éviter : la haute saison de votre activité — l'été pour l'événementiel, la fin d'année pour le commerce — et le mois de bouclement comptable. Dans les deux cas, l'encadrement n'a pas la disponibilité qu'une bascule réclame, et le nouvel outil hérite d'une mauvaise réputation qu'il ne mérite pas.
Le meilleur moment est une frontière de mois dans une période calme, avec deux à trois semaines de préparation du référentiel en amont. Prévoyez une date de fin explicite pour la période de double saisie : sans elle, elle s'allonge indéfiniment parce que personne n'ose décider.
Et désignez une personne responsable de la bascule. Un projet qui appartient à tout le monde n'appartient à personne : c'est le facteur d'échec le plus fréquent, bien avant les questions techniques.
Le périmètre du produit, du planning à la facture, se découvre sur la page d'accueil de ShieldOne avant tout engagement.
Questions fréquentes
Vos questions sur la migration.
Faut-il tout basculer d'un coup ?
Non, et il vaut mieux ne pas le faire. L'ordre qui fonctionne est : sites, clients et agents ; puis planning ; puis pointage ; puis facturation. Chaque étape est utilisable seule, et une agence peut rester plusieurs semaines à l'étape planning avant d'ouvrir le pointage aux agents. C'est cette progressivité qui raccourcit la période où l'on tient deux systèmes en parallèle — le vrai coût d'un changement d'outil.
Combien de temps prend la reprise des données ?
De quelques heures à plusieurs jours selon la taille du parc. La question à poser avant de signer n'est pas « est-ce inclus ? » mais « qui le fait, et combien de temps cela prend-il de mon côté ? ». Demandez aussi à voir le format d'import attendu : un fichier qu'il faut restructurer entièrement transforme une demi-journée en semaine.
Faut-il importer l'historique des plannings ?
Non, dans l'immense majorité des cas. Recopier six mois de tableau coûte plus qu'il ne rapporte : personne ne consulte un planning de l'an dernier. Reprenez ce qui sert demain — sites, clients, agents, postes récurrents — et gardez l'ancien fichier en lecture pour les rares consultations d'historique.
Comment gérer la période de double saisie ?
En la bornant dès le départ : fixez une date à laquelle l'ancien système cesse de faire foi, et tenez-la. Une période ouverte s'allonge indéfiniment parce que personne n'ose décider. Commencez par vos deux ou trois sites les plus difficiles plutôt que par les plus simples : s'ils tiennent, le reste suit, et vous découvrez les vrais problèmes tout de suite plutôt que dans trois mois.
Nos agents vont-ils suivre ?
Ce qu'on leur demande tient en deux gestes : ouvrir l'application sur leur téléphone et pointer leur prise et leur fin de service. Aucune installation — c'est une application web. Faites une démonstration de dix minutes avec leur propre première vacation à l'écran, faites enregistrer le raccourci sur l'écran d'accueil, et montrez que le pointage fonctionne hors ligne : c'est le point qui rassure le plus.
Que devient notre facturation en cours de mois ?
Le plus simple est de basculer la facturation à une frontière de période : le mois qui commence se facture dans le nouvel outil, celui qui se termine dans l'ancien. Basculer en milieu de mois oblige à reconstituer une moitié de période, ce qui est exactement le travail qu'on cherchait à supprimer.
Que vérifier avant de signer, du point de vue de la sortie ?
Quatre points, examinés avant l'entrée : l'export est-il possible à tout moment, couvre-t-il les fichiers déposés et pas seulement les enregistrements, quel est le préavis, et que devient l'ensemble à la fin — y compris les copies de sauvegarde. Un éditeur qui répond précisément sur ce dernier point a examiné la question ; les autres ne l'ont pas fait.
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