Conformité en sécurité privée : ce qu'un contrôle demande
Une carte de légitimation expire un mardi soir, et personne ne l'a vu venir. ShieldOne suit les échéances, garde la preuve de chaque contrôle sans en garder l'objet, et produit le dossier que vous présentez.
Le problème
Une échéance ne prévient pas, et un contrôle non plus.
Le tableur qui suit les cartes est à jour le jour où on le remplit. Le reste du temps, il ne surveille rien.
La carte expire un mardi
Un agent dont la carte est arrivée à terme ne devrait pas prendre son poste ce soir-là. Le savoir la veille se joue sur une alerte, pas sur la mémoire de celui qui tient le fichier.
Le contrôle se présente tel quel
Quand l'autorité demande le registre du personnel et les contrôles d'honorabilité, on le sort dans l'état où il est. Rassembler à ce moment-là, c'est rassembler trop tard.
Ce qu'on garde peut se retourner
Conserver un extrait de casier « au cas où » n'est pas une précaution : c'est une donnée sensible de plus à protéger, et à justifier.
Vous préférez voir plutôt que lire ? Nous vous montrons ShieldOne sur vos propres cas, en 30 minutes.
Ce que ShieldOne fait
Les échéances viennent à vous, et la preuve reste sans l'objet.
Chaque pièce vit dans un coffre ; ce qui en sort est daté et tracé.
L'échéance vous rattrape
Une notification part chaque matin vers l'agent concerné et ses responsables, sur le délai que votre société a réglé. Si ce réglage ne peut pas être lu, le produit retombe sur trente jours — jamais sur « aucune alerte ».
La preuve du contrôle, pas l'extrait
Pour un contrôle d'honorabilité, sept champs sont enregistrés : l'agent, la nature, le résultat, l'auteur, la date, l'échéance. Aucun champ libre, et le serveur refuse toute écriture qui sortirait de cette liste. La trace ne se réécrit pas.
Le numéro reste au coffre
La fiche d'un agent porte l'échéance de sa carte et la date de délivrance, parce que ses collègues la voient. Le numéro, lui, ne quitte pas le coffre — où chaque ouverture est journalisée.
Un dossier à présenter
Société, sites, registre du personnel, contrôles d'honorabilité, échéances des pièces, formations, contrats. Une archive par section, et un fichier qui dit ce qu'elle contient.
Ce qui n'entre pas ne peut pas sortir
Motifs de santé, rémunérations, sanctions et entretiens sont exclus du dossier par construction, pas par un filtre d'affichage. Ce qu'on ne met pas dedans ne peut pas en ressortir par erreur.
Une lecture laisse une trace
Ouvrir une pièce du coffre exige l'attribut RH et un second facteur revalidé. La trace s'écrit avant que les octets ne soient rendus : si elle échoue, la pièce n'est pas remise.
Ce que le produit ne fait pas
Il avertit. Il ne vous met pas en conformité à votre place.
Trois choses qu'il vaut mieux savoir avant la démonstration.
Les seuils de planning signalent, ils ne bloquent pas
Repos entre deux services, plafond hebdomadaire, durée d'une vacation de nuit : le produit avertit et demande un motif écrit avec sa catégorie, puis enregistre les deux. Seuls le dépassement d'effectif et le chevauchement sont refusés.
Deux de ces trois seuils ne sont pas opposés par le serveur
Le contrôle de nuit est recalculé côté serveur, qui le mesure et le trace — il ne refuse pas. Le repos et le plafond hebdomadaire restent des contrôles d'écran. Nous l'écrivons plutôt que de le taire.
Rien ici n'est un avis juridique
Les articles de loi cités disent d'où vient un chiffre, jamais qu'il s'impose à votre cas. Le cadre applicable et les exigences de votre canton restent votre responsabilité d'employeur.
Vos données sont hébergées exclusivement en Suisse.
Pièces du coffre, traces de contrôle, registre du personnel : tout est à Zurich.
Les documents contractuels sont publiés
Conditions, annexe de sous-traitance, registre des traitements, modèle de charte : chacun est servi en ligne avec sa version, sa date d'entrée en vigueur et son empreinte numérique, que vous pouvez recalculer.
Les durées vous appartiennent
Vous fixez la conservation famille par famille. Descendre sous un plancher légal est refusé, et le refus nomme le texte qui le fonde.
Le dossier de contrôle ne dépend d'aucune option
Il n'est adossé à aucun module payant, et il reste accessible même si le service est suspendu. Prouver que vous êtes en règle n'est pas une fonction d'abonnement.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur la conformité.
Le produit empêche-t-il d'affecter un agent dont la carte a expiré ?
Non. Il le signale, et il enregistre que vous êtes passé outre. C'est un choix assumé : une urgence réelle à 23h ne peut pas être arrêtée par un logiciel, et un blocage qu'on contourne par un appel téléphonique ne laisse aucune trace. Ce qui est demandé au responsable, ce n'est pas de renoncer, c'est d'écrire pourquoi — et cette liste est ce qu'on sort en cas de contrôle.
Que conservez-vous d'un extrait de casier judiciaire ?
La preuve du contrôle, jamais l'objet du contrôle. Sept champs : l'agent, la nature du contrôle, son résultat, qui l'a fait, quand, et jusqu'à quand il vaut. Aucun champ libre, aucune pièce jointe — le serveur refuse toute écriture qui sortirait de cette liste. Un espace de transit existe pour faire circuler un extrait quand c'est nécessaire : il est fermé par défaut, son ouverture appartient au propriétaire de la société, et ce qui y entre est détruit à la remise ou à l'échéance.
Qui peut ouvrir une pièce du dossier d'un agent ?
Un responsable porteur de l'attribut RH, et seulement après avoir revalidé son second facteur. Un manager ordinaire voit qu'une pièce existe et quand elle expire ; il ne l'ouvre pas. Et l'ouverture des documents eux-mêmes laisse une trace écrite avant que les octets ne soient rendus : si la trace échoue, la pièce n'est pas remise.
Combien de temps les pièces sont-elles conservées ?
C'est vous qui le décidez, famille par famille. Le produit propose, il n'impose pas : le coffre est réglé sur « jamais » tant que personne n'a choisi autre chose, et une pièce n'est jamais purgeable tant qu'elle est en vigueur — la durée court après son échéance. Descendre sous un plancher légal est refusé, et le refus nomme le texte qui le fonde.
Le dossier de contrôle suffit-il à répondre à une autorité cantonale ?
Il rassemble ce qu'un contrôle demande habituellement : société, sites, registre du personnel, contrôles d'honorabilité, échéances des pièces, formations, existence des contrats. Ce sont des métadonnées : le dossier dit qu'une pièce existe et jusqu'à quand elle vaut, il ne contient pas le fichier. Ce qu'une autorité exige varie d'un canton à l'autre, et cela reste votre responsabilité.
Démonstration
Voyez ShieldOne sur vos cas réels, en 30 minutes.
Apportez la dernière échéance qui vous a échappé : on regarde comment elle serait remontée.
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