Dossier RH d'un agent : pièces, échéances, qui peut lire
Un dossier du personnel n'est pas un classeur : c'est une donnée sensible dont chaque ouverture se justifie. ShieldOne range les pièces, suit leurs échéances, et sépare ce qu'un responsable d'équipe voit de ce qu'il peut ouvrir.
Le problème
Le classeur partagé est le pire endroit pour un dossier RH.
Il est commode tant que personne ne demande qui l'a ouvert, ni pourquoi.
Tout le monde y a accès, ou personne
Un dossier partagé se règle par répertoire : on ouvre à ceux qui en ont besoin, et on ouvre au passage tout le reste. Il n'y a pas de demi-mesure dans un disque partagé.
Personne ne sait qui a regardé
Ouvrir un certificat médical, une pièce d'identité ou une sanction ne laisse aucune trace. Le jour où la question se pose, il n'y a rien à montrer — ni pour se défendre, ni pour se rassurer.
Les échéances dorment dans un autre fichier
Le dossier est d'un côté, le tableur des dates de l'autre. Ils divergent dès la première embauche faite un jour chargé.
Vous préférez voir plutôt que lire ? Nous vous montrons ShieldOne sur vos propres cas, en 30 minutes.
Ce que ShieldOne fait
Voir qu'une pièce existe, et l'ouvrir, sont deux droits différents.
C'est cette séparation qui rend un dossier du personnel tenable dans un outil partagé par toute une exploitation.
La métadonnée, puis la pièce
Un responsable d'équipe voit qu'une pièce est là et quand elle expire : c'est ce qu'il lui faut pour planifier. L'ouvrir demande l'attribut RH et un second facteur revalidé pour ce geste.
Chaque ouverture s'écrit avant les octets
Qui a ouvert, quelle pièce, quand. La trace part d'abord ; si elle n'aboutit pas, le document n'est pas remis. Un journal qui peut manquer vaudrait moins que pas de journal du tout.
Les échéances remontent seules
Cartes de légitimation, certificats, autorisations : une notification part chaque matin vers l'agent et ses responsables, sur le délai réglé par votre société.
Trois objets, jamais fondus en un
Contrat, entretien, sanction restent distincts. La sanction se versionne au lieu de se réécrire, l'agent est notifié et garde un droit de réponse que personne d'autre ne peut modifier.
Le contrat reste hors de l'application
Le produit en garde l'existence, les dates et l'empreinte numérique — de quoi vérifier qu'un fichier présenté est bien celui qui a été signé, sans en détenir de copie.
La santé dans un espace à part
Les motifs d'absence pour raison de santé ne suivent pas la même clé d'accès que le reste. Sur un congé de ce type, aucun motif n'est collecté : le serveur refuse de l'écrire, à quiconque.
Ce que le produit ne fait pas
Trois limites qu'il vaut mieux connaître d'avance.
Un dossier dont on connaît les bords se défend mieux qu'un dossier qu'on croit complet.
Toutes les consultations ne sont pas journalisées
Ce qui l'est, c'est l'ouverture des documents eux-mêmes. Lire la liste des pièces et leurs échéances ne laisse pas de trace de consultation — et l'agent qui regarde son propre dossier n'en laisse aucune, parce que tracer un droit d'accès reviendrait à le surveiller.
Aucune purge n'a lieu tant que vous n'en réglez pas
Le coffre est sur « jamais » par défaut. C'est vous qui fixez les durées, famille par famille ; une pièce n'est jamais purgeable tant qu'elle est en vigueur, et descendre sous un plancher légal est refusé.
Il n'y a pas de dossier disciplinaire
Les sanctions existent comme objets datés et versionnés ; le dossier disciplinaire au sens d'une procédure suivie de bout en bout est spécifié et non construit. Nous préférons le dire que le laisser supposer.
Vos données sont hébergées exclusivement en Suisse.
Pièces, traces de consultation et dossiers du personnel : tout est à Zurich.
L'agent a accès à ce qui le concerne
C'est un droit prévu par la loi suisse sur la protection des données. Le produit lui ouvre ses pièces sans démarche, et un modèle de charte d'information pour vos collaborateurs est publié.
Le départ n'efface pas tout
Supprimer un compte retire l'accès, le profil et la rémunération. Les pièces et les traces restent sous les seules durées que vous avez réglées — l'écran le dit au moment où vous décidez.
Vos données restent les vôtres
Export à tout moment, y compris si votre accès est suspendu. Facturation en francs suisses.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur le dossier du personnel.
Le contrat de travail est-il stocké dans l'application ?
Non, et c'est délibéré. Le contrat signé reste chez vous ; ce que le produit garde, c'est son existence, ses dates et son empreinte numérique. Cette empreinte permet de vérifier qu'un fichier présenté est bien celui qui a été signé, sans que l'application n'ait jamais eu à en détenir une copie.
Un manager peut-il ouvrir le dossier de ses agents ?
Il voit qu'une pièce existe et quand elle expire — c'est ce dont il a besoin pour planifier. L'ouvrir demande l'attribut RH et un second facteur revalidé pour ce geste-là. Les deux droits sont distincts : encadrer une équipe n'est pas la même chose que tenir son dossier.
Que voit l'agent de son propre dossier ?
Ses pièces à lui. C'est un droit, pas une faveur : la loi suisse sur la protection des données lui donne accès à ce qui le concerne. Ses consultations à lui ne sont pas journalisées — tracer l'exercice d'un droit d'accès reviendrait à surveiller ce droit.
Les motifs d'absence pour raison de santé sont-ils dans le dossier ?
Ils vivent dans un espace séparé, qu'un manager ordinaire ne lit pas et qui ne suit pas la même clé d'accès. Sur un congé de type santé, le produit ne collecte aucun motif du tout : le serveur refuse de l'écrire, y compris à un responsable qui essaierait.
Une sanction peut-elle être modifiée après coup ?
Une sanction se versionne, elle ne se réécrit pas : son auteur est enregistré, et les observations de l'agent ne sont modifiables par personne d'autre que lui. Aucun montant n'y figure — une sanction pécuniaire est interdite par le code des obligations, et le produit n'en offre pas le champ.
Démonstration
Voyez ShieldOne sur vos cas réels, en 30 minutes.
Apportez le dossier d'un agent tel qu'il est aujourd'hui : on regarde ce qui remonterait tout seul.
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