Modèles de documents pour une société de sécurité : gratuits

Cette trame propose des rubriques à compléter. Elle ne rédige aucune clause : le texte final est à établir avec les parties et à faire relire par un conseil. Les articles suivis de « CES » renvoient au Concordat sur les entreprises de sécurité (CES) du 18 octobre 1996, texte en vigueur, dernières modifications au 4 janvier 2025 (recueil genevois rsGE I 2 14), en vigueur dans les cantons qui y sont parties : Fribourg, Vaud, Valais, Neuchâtel, Genève et Jura.

1. Les parties

Le mandant

• Raison sociale
• Numéro IDE
• Adresse
• Représenté par (nom et fonction)

L’entreprise de sécurité

• Raison sociale
• Numéro IDE
• Adresse
• Représentée par (nom et fonction)
• Autorisation d’exploiter : autorité, date et échéance

2. Objet et lieux

• Nature des prestations : gardiennage statique, rondes, intervention sur alarme, surveillance de manifestation, autre
• Site(s) : adresse et accès
• Particularités du site

3. Exécution

• Jours et horaires
• Nombre d’agents par poste
• Consignes de poste : document de référence, qui les établit et qui les modifie
• Équipement fourni par le mandant
• Équipement fourni par l’entreprise
• Clés et badges remis : liste et restitution

4. Personnel

• Pièces que l’entreprise tient à disposition du mandant
• Remplacement d’un agent : préavis et information du mandant
• Sous-traitance : admise ou non, et à quelles conditions

« La sous-traitance n’est admissible qu’aux conditions suivantes : a) le mandant y a donné son autorisation (cf. art. 398, al. 3, CO); b) le contrat de sous-mandat est passé en la forme écrite; c) les entreprises et les agents concernés sont autorisés conformément au présent concordat. » (art. 15B al. 2 CES)

5. Rapports et communication

• Documents remis au mandant (main courante, rapports d’intervention, bons de passage) : forme et délai
• Interlocuteur du mandant : nom et téléphone
• Interlocuteur de l’entreprise : nom et téléphone
• En cas d’urgence : qui est appelé, et dans quel ordre

6. Prix et facturation

• Tarif horaire
• Majorations convenues (nuit, dimanche, jours fériés)
• Interventions ponctuelles
• Périodicité de facturation
• Délai de paiement

7. Assurance et responsabilité

• Assurance responsabilité civile de l’entreprise : assureur, couverture et échéance
• Responsabilité des parties : à rédiger avec un conseil

Dans ces cantons, le concordat exige une assurance responsabilité civile d'une couverture de 5 millions de francs au minimum (art. 8 al. 1bis let. c CES).

8. Protection des données et confidentialité

• Données personnelles traitées (visiteurs, images, registres) et qui en répond
• Durée de conservation des documents remis
• Confidentialité : ce qui est couvert, et jusqu’à quand

9. Durée et fin du contrat

• Début
• Durée
• Résiliation : préavis et forme
• Fin du contrat : restitution des clés, badges et documents

10. Droit applicable et for

• Droit applicable
• For
• Lieu, date, nom et signature : pour le mandant, pour l’entreprise de sécurité

• N° du bon
• Client
• Site et adresse
• Date
• Heure d’arrivée
• Heure de départ
• Agent (nom)
• Motif du passage : ronde, ouverture, fermeture, intervention sur alarme, autre

Points contrôlés

• Tableau : Point contrôlé, Heure, Observation

Constat

Suite donnée ou à donner

Les heures s’écrivent sur place, au moment du passage.

• Lieu, date, nom et signature : visa de l’agent, visa du client ou de son représentant

• N° du rapport
• Date
• Site et adresse

Déclenchement

• Heure de l’appel ou de l’alarme
• Transmis par
• Origine : centrale d’alarme, client, police, ronde, autre

Sur place

• Heure d’arrivée
• Agent(s) intervenant(s)

Constat à l’arrivée

Les faits vus, sans interprétation. Ce qu’un tiers rapporte s’écrit à part, avec son nom.

Déroulement

• Tableau : Heure, Action, Par

Personnes et services avisés

• Tableau : Heure, Qui (police, pompiers, client, responsable…), Avisé par

Fin d’intervention

• Dégâts constatés
• Pièces jointes (photos, numéro de plainte)
• Heure de fin
• État dans lequel le site est laissé
• Suite à donner
• Lieu, date, nom et signature : rédigé par (nom, date), relu par (nom, date)

• Site
• Période du … au …
• Page … sur …

Une ligne par événement, dans l’ordre où il survient. Une correction s’écrit sur une nouvelle ligne, qui renvoie à la première ; on ne rature pas et on ne laisse pas de ligne vide. À la relève : l’heure, l’agent sortant, l’agent entrant et les consignes transmises.

• Tableau : Date, Heure, Agent, Événement, Suite donnée ou transmis à

Ce dossier range, avant une inspection, les pièces qui répondent à 12 exigences du concordat sur les entreprises de sécurité. Il ne les couvre pas toutes : voir la fin du dossier. Le concordat ne prescrit pas de dossier sous cette forme : c’est un classement. Exigences et articles : Concordat sur les entreprises de sécurité (CES) du 18 octobre 1996, texte en vigueur, dernières modifications au 4 janvier 2025 (recueil genevois rsGE I 2 14), relevé le 12.09.2026.

« L’autorité compétente peut en tout temps faire procéder à des contrôles dans les locaux des entreprises de sécurité, de leurs succursales et de leurs centrales d’alarme afin d’y vérifier l’application du présent concordat et de ses directives. » (art. 14A al. 1 CES)

• Entreprise
• Canton du siège
• Dossier mis à jour le

A. L’entreprise

• Une autorisation préalable d'exploiter, délivrée par l'autorité compétente du canton du siège (art. 7 al. 1 let. a et al. 2 CES)
• Que le responsable de l'entreprise ait réussi l'examen de responsable d'entreprise (art. 8 al. 1 let. f CES)
• Une assurance responsabilité civile d'une couverture de 5 millions de francs au minimum (art. 8 al. 1bis let. c CES)
• Une liste à jour du personnel : noms, prénoms, date de naissance, domicile, permis de port d'armes et chiens utilisés (art. 15C CES)
• Une demande de renouvellement déposée au moins 2 mois avant l'échéance de l'autorisation, valable en principe 4 ans (art. 12A al. 1 et 2 CES)
• Des uniformes distincts de ceux de la police cantonale et des polices locales (art. 19 al. 1 CES)
• Tableau : Exigence, Article, Pièce ou référence, Échéance, Vérifié le

B. Chaque agent

• Tableau : Agent, Autorisation d’engager : échéance, Carte de légitimation : n° et échéance, Formation initiale : test du, Formation continue : dernier test du, Vérifié le
• Autorisation d’engager : échéance — une autorisation d'engager du personnel pour chaque agent (art. 7 al. 1 let. a et art. 9 al. 1 CES).
• Carte de légitimation : n° et échéance — une carte de légitimation pour chaque agent qui exerce hors des locaux de l'entreprise, sauf autorisation limitée à une manifestation déterminée (art. 12A al. 3) (art. 18 al. 1 CES).
• Formation initiale : test du — une formation initiale avant la prise d'emploi, certifiée par un test écrit (art. 15A al. 1 CES).
• Formation continue : dernier test du — une formation continue en cours d'emploi, certifiée par un test écrit (art. 15A al. 1 CES).
• Renouvellement d’une autorisation d’agent — une demande de renouvellement déposée au moins 2 mois avant l'échéance de l'autorisation, valable en principe 4 ans (art. 12A al. 1 et 2 CES).

C. Les départs

• Tableau : Agent, Cessation d’activité le, Cessation annoncée à l’autorité le, Carte restituée à l’autorité le
• Cessation annoncée à l’autorité le — l'annonce immédiate de la cessation d'activité d'un agent à l'autorité cantonale (art. 11 al. 1 let. a CES).
• Carte restituée à l’autorité le — la restitution à l'autorité de la carte de légitimation d'un agent qui cesse définitivement son activité (art. 18 al. 2bis CES).

Ce que ce dossier ne couvre pas

Le concordat règle aussi, notamment : la garantie d’honorabilité du responsable et des agents (art. 8 al. 1 let. d et art. 9 al. 1 let. d), la nationalité ou le permis (art. 8 al. 1 let. a et art. 9 al. 1 let. a), la solvabilité du responsable (art. 8 al. 1 let. c), l’autorisation d’exercer des agents d’une entreprise qui n’a ni siège ni succursale dans un canton concordataire (art. 10), les chiens (art. 10A), les autres communications à l’autorité, dont la perte ou le vol d’une carte (art. 11 al. 1 let. b à d et al. 2), la sous-traitance (art. 15B), la publicité (art. 18 al. 3 et 4), les véhicules (art. 19 al. 2), le matériel soumis à approbation (art. 20), les armes (art. 21), les prescriptions plus rigoureuses d’un canton (art. 3), ainsi que les directives de la Commission concordataire.